Bericht über das 13. VDB-Forum Nord und Infotag Backwaren im Institut für Getreideverarbeitung (IGV) in Nuthetal (Bergholz-Rehbrücke)
Thema: Betriebsführung und Organisation
Einlass
Bäckereitechniker der Fachschschule
für Lebensmitteltechnik Berlin
Am Anfang sah es ganz so aus, als würde sich der große Vortragsraum im Institut für Getreideverarbeitung (IGV) in Nuthetal
(Bergholz-Rehbrücke) nicht so recht füllen und es machten sich einige sorgenvolle Gesichter breit. Das diesjährige Thema lautete Betriebsführung und Organisation. Sollte dieses Thema für einen engagierten, technologisch
interessierten angestellten Backwarenexperten nicht attraktiv sein? Wir wollen abwarten….
Die äußeren Gegebenheiten waren wieder einmal perfekt organisiert. Die zukünftigen Bäckereitechniker und -technikerinnen der Berliner Fachschule für Lebensmitteltechnik waren bei der Einlasskontrolle eifrig bei der Arbeit. Die wohlsortierten Mappen mit den Infotexten lagen bereit und im Hintergrund werkelten die Mitarbeiter des IGV an den leckeren Backwaren, die in den Pausen und im Anschluss an die Fachtagung im Holzbackofen vorbereitet werden mussten. Das Wetter spielte mit und nennenswerte Fußballmatches zur Europameisterschaft waren erst in den späten Abendstunden.
Einlass
Bäckereitechniker der Fachschschule für Lebensmitteltechnik Berlin
Herr Kaiser
Einigermaßen pünktlich begrüßte als Hausherr Dr. Heinz Kaiser die Gäste der Veranstaltung, nachdem die Teilnehmer ihre Plätze eingenommen hatten. Der Protokollant platzierte sich im vorderen Bereich. Als Vorsitzender der ausrichtenden Landesgruppe Berlin Brandenburg berichtete Herr Hartmut Grahn den Anwesenden kurz über die letzte Mitgliederversammlung der Vereinigung und seinen doch massiven Veränderungen. Inhaltlich möchte ich darauf nicht weiter eingehen, da es an anderer Stelle bereits ausführlich publiziert worden ist.
Herr Freund
Herr Prof. Dr. Walter Freund der freundlicherweise die Diskussionsleitung übernommen hatte, eröffnete schließlich die Tagung und begrüßte mit Herrn Helmut Martell den ersten Referenten des Tages. Bei der Planung des Forums war dem Vorbereitungsteam nicht klar gewesen, dass man mit Herrn Martell den künftigen Geschäftsführer der Vereinigung -VDB als Referenten gewinnen würde. Dieser glückliche Umstand führte dazu, dass sich mit Herrn Martell nach langer Zeit endlich einmal wieder ein "Offizieller" der Bundes-VDB bei einem Nord-Ost-Forum in Berlin/Brandenburg eingefunden, und es mit seiner Teilnahme bereichert hat.
Herr Martell
Unter Berücksichtigung der aufgezeigten objektiven Lage vor allem eines tendenziell zurückgehenden Brotkonsums in Europa zeigte Herr Martell aktuelle Trends auf, die dieser neuen Situation bereits heute Rechnung tragen: weitere Konzentration, verschärfter Preiswettbewerb, Internationalisierung, Spezialisierung, Neugewichtung der Kunden und neue Vertriebslinien. In der anschließenden Diskussion wurden einige der provokanten Thesen von Herrn Martell z. B. bezüglich der Notwendigkeit von Gentechnik äußerst kontrovers diskutiert, wobei Herr Martell sehr engagiert die Anwendung der Gentechnik für geradezu zwingend erforderlich hält als Antwort auf die sich verschärfende Lage. Gerade in Verbindung mit einer explosionsartigen Zunahme der Weltbevölkerung ist ein Verzicht auf Gentechnologie unsozial und menschenverachtend. Noch ganz ergriffen von den Ausführungen von Herrn Martell wagte der Protokollant einen Blick zurück und konnte mit Zufriedenheit feststellen, dass der Saal zu nahezu 100% gefüllt war und sich die anfänglichen Befürchtungen in Wohlgefallen aufgelöst hatten. Offenbar hatte es mehrere Verkehrsstaus gegeben.
Herr Schiller
Herr Schiller wies darauf hin, dass nicht nur produktionsoptimierende Vorteile durch die integrierte Logistik möglich sind, sondern auch moderne Anforderungen, wie die Anforderungen nach dem International-Food-Standard (IFS) einschließlich der Rückverfolgbarkeit ohne Logistik nicht möglich sind. Die Fa. CSB bietet eine komplette Betreuung des Unternehmens im Rahmen der integrierte Logistik durch das CIM (Computerintegrated Manufacturing und verbindet damit die integrierte Logistik zu einem umfassenden WMS (Warehouse Management System). Das Unternehmen arbeitet mit hierfür erforderlichen digitalen Hilfsmitteln wie z.B. digital-gesteuerte Waagen, Lesegeräte, Silosysteme, Chargiersysteme, Materialflussrechner und Lagerverwaltungsrechner und vernetzt diese Komponenten miteinander. Die Fa. CSB ist bisher in vielen Unternehmen der gesamten Lebensmittelbranche erfolgreich tätig und konnte durch ihre Beteiligung und konsequente Umsetzung der integrierten Logistik positive Benchmarks setzen. In der anschließenden Diskussion wurde unter anderem die Frage erörtert, wie sich denn ein angehender Qualitätssicherungsbeauftragter bei der Umsetzung der integrierten Logistik mit dem Ziel eines umfassenden Warehousesystems verhalten soll. Es wurde deutlich, dass gerade für diesen Bereich hochqualifizierte Fachleute gebraucht werden. Die Qualifikation muss vor allem im Bereich von Prozesskenntnissen vorliegen, denn nur eine genaue Kenntnis der Produktionsprozesse und der damit verbundenen Problemvarianten kann die integrierte Logistik zu dem machen, was sie sein soll. Im anderen Fall ist sie lediglich eine aufgestülpte Logistik, die kontraproduktiv d.h. gegenläufig ist. Dies beruhigte die anwesenden angehenden Bäckereitechniker einigermaßen, da sie zwar von Produktionsabläufen einiges verstehen, aber bisher nur wenig über die Gesetzmäßigkeiten, Ziele und Aufgaben der Logistik nachgedacht hatten.
Herr Faulhaber
Einen Teilbereich und somit eine weitere Konkretisierung des Vortrages von Herrn Schiller nahm der folgende Referent Herr Karl-Heinz Faulhaber von der Samuelson Unternehmensberatung und Software-Entwicklung Berlin vor. Er referierte über die Möglichkeit einer Ertragssteigerung durch Prozessoptimierung im Fillialmanagement. In enger Kooperation mit gängigen Softwareprodukten der Fa. Microsoft bietet dieses Unternehmen konkrete Branchenlösungen an. Herr Faulhaber stellte eindrucksvoll seine Unternehmenslösung vor, die in etwa folgendermaßen umschrieben werden kann: Vom Verkauf bis zur Rechnungslegung kann zeitgenau verwaltet und bewertet werden zum größten Teil auf vorkonfigurierten Geschäftsdokumenten. Zu den Standardfunktionen wie Auftragsanlage, Kommissionierung, Ladelisten, Lieferscheine, Retourenverwaltung und Faktura addieren sich branchenspezifische Erweiterungen. Dazu zählen: Die Auswahl zwischen dynamischen Bestellvorschlägen, der Direkt- und der Filialbestellung. Weiterhin die verbesserte Handhabung von Daueraufträgen, die Ordersatzverwaltung mit Hinterlegung kunden-/filialspezifischer Artikeldaten und die Prognoserechnung als Grundlage für Daueraufträge und Statistiken. Für Sammelrechnungen gilt: Erstellung über mehrere Ebenen mit unterschiedlicher Definition, wann der offene Posten erzeugt werden soll. Gleichzeitig sind Konditionen und diverse Rechnungslayouts anwendbar. Die Verfügbarkeit aktueller Kennzahlen über Leistung, Beschaffung und Rentabilität mit frei wählbarem Detaillierungsgrad ermöglicht eine branchenspezifische Auswertung zu jedem Zeitpunkt und gleichzeitig lassen sich betriebliche Stärken und Schwächen so schnell aufdecken und ermöglicht so eine Optimierung der Entscheidungsgrundlagen.
Das Leistungsspektrum des Unternehmens umfasst unter anderem: Chargennummernverwaltung / MHD/NVE; mehrstufige Rezepturenverwaltung; Nährwerte; Deklaration der Inhaltsstoffe; Rückverfolgung; Produktionsplan; Zutatenbedarfsberechnung; Kapazitätsplanung; Produktionssteuerung; Aufteilung Über-/Unterproduktion; Snack-Auflösung; Auftrags- und Bestellabwicklung; Auftrags-Schnellerfassung; dynamische Bestellvorschläge; Daueraufträge; Aktionsverkäufe; Filialbestellungen per Kasse; Ordersatzverwaltung; Prognoseberechnung. Konkret durchgeführt wird dieses Verfahren durch ein speziell entwickeltes System: Samuelson BackShop, das Kassensystem für die Bäckereifiliale. Diese spezielle Bäckerei-Kassenlösung wird den Anforderungen an ein Bäckerei-Filialunternehmen auf mehreren Ebenen gerecht. Das modulare Software-Programm verbindet umfangreiche Kassen- und Warenwirtschaftsfunktionen mit einer Bedieneroberfläche, die auch für Auszubildende und Aushilfskräfte leicht und schnell zu bedienen ist.
Das Kassensystem von Samuelson BackShop dient als "Multitalent" und wird damit quasi zu einem "Mitarbeiter". Wie wichtig eine intelligente Kassen-Software dabei ist, wird deutlich, wenn man einen Blick auf die Wettbewerbsbedingungen der Branche wirft. Die Preispolitik vieler Wettbewerber spricht für ein flexibles Preismanagement bei den Filialbäckereien. Eine Antwort auf Konkurrenzaktionen kann beispielsweise eine zentral gesteuerte Preisanpassung sein - Filialen übergreifend eingeleitet durch Samuelson BackShop in Verbindung mit Samuelson Network.
Herr Michaelsen
Herr Uwe Michaelsen von CIC Concept Industrie Consult GmbH Darmstadt stellte in seinem Referat über die Möglichkeiten und Grenzen der Chargenrückverfolgung in bestehenden und neuen Betrieben dar. Unter Bezugnahme auf Medienberichten von Vorfällen in der Lebensmittelbranche zeigte er auf, wie wichtig eine möglichst schnelle Reaktion auf solche Vorfälle bzw. auf die Medienberichte über diese Vorfälle ist. Die Bevölkerung ist allen Medienberichten, die sich mit der Nahrungsmittelherstellung beschäftigt gegenüber hochgradig sensibel. Demgegenüber ist die Presse nach dem Motto "good news are bad news" immer auf der Suche nach möglichen Skandalen und ihren Verursachern die in der Regel in den Reihen der Produzenten gesucht werden.
Am Beispiel einer angeblich verdorbenen Sahnetorte, die angeblich zu starken Vergiftungserscheinungen bei einem Verbraucher geführt hatte, konnte in diesem Fall durch schnelle Aufklärung und genaue innerbetriebliche Rückverfolgung der entsprechenden Charge nachgewiesen werden, dass hier keinerlei Verschulden des Unternehmens vorlag. Herr Michaelsen referierte, unterstützt von seinem ausgezeichneten Skript, über die Notwendigkeit und Durchführung der innerbetrieblichen Chargenrückverfolgung (CRV). Die Probleme bei einer Rückverfolgung liegen darin, dass grundsätzlich Rohstoffe verschiedener Chargen in der Produktion miteinander vermischt werden Auch bei der Lagerung können über längere Zeitraume Rohstoffe verschiedener Chargen miteinander vermischt werden. Ohne eine funktionierende Lagerverwaltung sind diese Probleme nicht zu beheben. In historisch gewachsenen Betrieben existieren häufig heterogene IT-Infrastrukturen. Eine Rückverfolgung auf "Knopfdruck" existiert nur sehr vereinzelt. Häufig ist Rückverfolgung nur mit erheblichem manuellem Aufwand möglich. Die durchschnittliche Reaktionszeit liegt im Falle einer Störung im Bereich von Tagen. Unter der Prämisse, dass es ein optimales CRV-System nicht gibt und man hier immer nur mit Kompromissen arbeiten kann stellte Her Michaelsen sein erfolgreiches Konzept der CRV vor: Die Lösung des Problems besteht darin, an möglichst allen Punkten der Prozesskette Daten zu sammeln und entsprechend zu verarbeiten. In Zusammenarbeit mit der RWTH Aachen wurde eine Datenbankstruktur generiert, die den Produktionsprozess abbildet. Die Datensammlung entlang der Prozesskette kann modellhaft verglichen werden mit einer Eisenbahnfahrt. Ein Zug fährt von Station zu Station (Prozessschritt zu Prozessschritt) und nimmt dabei immer neue Mitfahrer (Daten) auf und hängt dafür jeweils einen neuen Waggon an (Prozess-Daten-Strukturen) So sammeln sich im Lauf der Fahrt (Prozess) unterschiedliche Waggons zu einem langen Zug.
Die Problematik in einem historisch gewachsenen Betrieb ist ungleich größer, als in einem neu zu errichtenden Betreib, bei dem CRV bei der Planung direkt integriert werden kann. Bei automatischen Prozessschritten ist die CRV einfacher als bei manuellen Prozessschritten. Hier kann durch den Einsatz von Barcode-Etiketten oder RFID-Chips die Erfassung des Prozesses gesichert werden. Die anschließende Diskussion beschäftigte sich hauptsächlich damit, dass "findige" Mitarbeiter versuchen, die lückenlose CRV aus Bequemlichkeit zu hintergehen. Hier liegt es vor allem im Interesse des Unternehmens durch Schulung und Schaffung von Problembewusstsein beim Produktionsfaktor Mensch die lückenlose CRV zu sichern.
Herr Bautz
Mit dem "Faktor Mensch" befasste sich dann auch der nächste Referent Herr Christof Bautz von Uniferm & Co.KG in Werne Werne er hatte das Thema Wertschöpfung durch gute Personalführung. Als Personalchef einer der wichtigsten Betriebe der Zulieferindustrie in Deutschland analysiert Herr Bautz die Ausgangslage am Anfang treffend: Wie können wir Beschäftigte dazu bringen, nicht nur ihre Arbeit zu erledigen, als "Arbeit-Nehmer", sondern im Betrieb Engagement und Mitverantwortung zu zeigen, eben "Mit-Arbeiter" zu sein. Herr Bautz symbolisiert die Situation mit dem Bild einer Galeere im Vergleich zur modernen Segelyacht, die von einer motivierten Crew mit Höchstgeschwindigkeit über den Atlantik rast.
Wenn man davon ausgeht, das zu Beginn der Beschäftigung der Mitarbeiter hochmotiviert ist, muss unbedingt verhindert werden, dass durch Fehler bei der Personalführung aus ihm langfristig ein demotivierter Arbeitnehmer wird. Folgende notwendige Instrumente ergeben sich laut Herrn Bautz: Mitarbeitergespräch. Dies muss unter dem Aspekt der Bewertung, Analyse, Förderung und Verabredung geführt werden. Die Gespräche sollen in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden und nach festen vorgegebenen Regeln ablaufen. Als zweites konstatiert Herr Bautz die Notwendigkeit eines Leitbildes. Dieses Leitbild, dient als Grundlage für die Erwartungen die an einen Mitarbeiter gestellt werden. Hier sind die geforderten Persönlichkeitsmerkmale, das Wissen und Fähigkeiten sowie die praktische Umsetzung formuliert. Die Leitbilder existieren für Mitarbeiter, für Führungskräfte und im Verkaufsbereich. Als drittes Instrument wird die Bedeutung der Gruppenarbeit zur Problemlösung thematisiert. In der Gruppenarbeit gibt es festgelegte Funktionen z. B. den Gruppenleiter, der von einem zentralen Beauftragten bestimmt wird. Abschließend konstatiert Herr Bautz, dass eine gute Personalführung mit den genannten Instrumenten langfristig wertschöpfend wirkt.
Herr Bautz bot den Anwesenden seine Hilfe an, wenn jemand Ratschläge für die praktische Umsetzung der Mitarbeiter-Personalführung braucht. Die Fa. Uniferm führt regelmäßig unter diesem Aspekt Trainee-Programme durch, deren Teilnehmer gut von den dort gemachten Erfahrungen profitieren können.
In der Diskussion wurde noch einmal deutlich, das kleinere Unternehmen mit einer flachen Hierarchie in Bezug auf die Transparenz und die Personalführung etwas mehr Vorteile haben, und dass sich die genannten Maßnahmen noch gut in den laufenden Produktionsprozess integrieren lassen.
Herr Geissler
Mit diesem speziellen Fokus der kleineren Betriebe befasste sich Herr Rainer Geissler im folgenden Vortrag, bei dem er sich mit dieser Unternehmensgruppe befasste, die verschuldet oder unverschuldet in eine Krise geraten. Der Titel des Abschlussreferates lautete: Wo steht mein Unternehmen - Die Krise als Chance. Als selbständiger Unternehmensberater kennt Herr Geissler die Schieflage in den vielen Betrieben, die er seit Jahren betreut. Als ausgebildeter Bäcker und erfahrener Bäckereitechniker kennt Herr Geissler die Problemlage nicht nur von der Seite der Ökonomie, sondern auch sehr genau aus der Sicht der Betroffenen. Seinem Vortrag war immer anzumerken, wie betroffen er persönlich in vielen Fällen ist, vor allem , wenn die Krise nicht mehr zu meistern ist. Die Ausgangssituation beschreibt der Experte folgendermaßen: Unternehmen des Handwerksbereiches geraten in die Krise bei stagnierenden, bzw. leicht sinkenden Umsätzen, gleichzeitig steigenden Rohstoffpreisen, steigenden Energiekosten, steigenden Mieten in gut frequentierten Lagen und erhöhtem Kapitalbedarf für Neuinvestitionen. Als besondere außerbetriebliche Faktoren beschreibt er den wachsenden Konkurrenzdruck durch Neuanbieter z.B. Discountbäckereien, Internethandel, weiter den vor allem in Berlin zu beobachtenden Preisverfall, die gewachsenen Anforderungen durch staatliche Auflagen und Gesetze und neue Regeln im Kreditgeschäft. Jedoch überwiegen insgesamt mit ca. 75% die innerbetrieblichen Faktoren die Herr Geissler in die Bereiche: Produktion, Verkauf; Unternehmensführung/Unternehmer und hier vor allem Probleme in Rechnungswesen und Organisation sowie eine unzureichende Qualifikation des Unternehmers einteilt. Den Krisenverlauf unterteilt Herr Geissler aus seinen Erfahrungen heraus in die Strategiekrise, die für die meisten Beteiligten noch kaum spürbar eine Krisensituation einleitet. Betriebswirtschaftlich deutet nichts auf das Vorhandensein einer Krise hin. Diese Krise könnte man unter dem Motto zusammenfassen: Stillstand ist Rückgang. Deshalb rät er allen Unternehmen, die Eckpunkte ihrer Unternehmenssituation regelmäßig realistisch zu hinterfragen und eventuell neu zu bewerten.
Die nächste Krise ist die Ertragskrise, die zwangsläufig folgt. Wenn zuvor nicht gegengesteuert worden ist. Die Ertragskrise lässt sich noch mit eigenen Mitteln bekämpfen. Hier muss z.B. versucht werden, neue Geschäftsbereiche zu eröffnen, um die Ertragslage zu stabilisieren und den grünen Bereich einer Ertragssteigerung zu erreichen. Ansonsten mündet die Ertragskrise in die Liquiditätskrise. Diese ist nicht mehr intern zu lösen sondern setzt die Mithilfe von externen Kräften voraus, die dazu auch erst einmal bereit sein müssen. Wenn hier nicht erfolgreich agiert werden kann, ist die Existenzkrise unausweichlich. Was dann in der Regel mit der Unternehmensauflösung endet.
Zur Lösung muss sich der Unternehmer von Beginn an fragen, ob er gewillt ist, seine Situation zu verändern und ob er die Veränderungen alleine bewirken kann, oder ob er Hilfe von außen anfordert. Herr Geissler betont die Notwendigkeit, dass man als in Not geratener Unternehmer immer der agierende Teil sein sollte, um der Krise zu trotzen. Die Diskussion lief etwas ruhig an, vermutlich weil potentielle Existenzgründer im Saal von dem aufgebauten Krisenszenarium einigermaßen verunsichert waren. Auf die Frage eines jungen Teilnehmers, ob er es unter den genanten Bedingungen wagen könnte, einen Betrieb zu übernehmen, antwortetet Herr Geisler mit einem klaren Ja und begründetet dies mit den Vorteilen des Kleinunternehmens in Nischenmärkte schnell eindringen zu können. Er führte einige Beispiele an, wo gerade durch die Kleinheit und Flexibilität enorme Wertschöpfungen entstanden sind, von denen Großbetriebe nicht einmal träumen.
Mit seinem Referat nahm Herr Geissler gewollt oder ungewollt einen direkten Bezug zu dem Eingangsreferat von Herrn Martell, der auf eine allgemeine Krisensituation hingewiesen hatte. Analog der Geissler'schen Terminologie befindet sich die gesamte Branche zurzeit in einer Strategiekrise. Die es zu erkennen und anzugehen gilt, bevor sich die Krise ausweitet. Hier sind es vorrangig die schwächeren Kleinunternehmer, die die Warnzeichen der Krisensituation besonders zu spüren bekommen.
Herr Linster
Als Vorsitzender des Fördervereins der Bäckereitechnikerausbildung Berlin und Sprecher der Staatlichen Fachschule für Lebensmitteltechnik Berlin fasste Herr Herbert Linster die Vorträge noch einmal zusammen und betonte dabei, wie wichtig es sei, eine Thematik von einer Allgemeingültigkeit ausgehend hin zu ganz konkreten Falllösungen zu Betrachten. Dies ist sicher die Stärke des Konzepts, die auch bei diesem Forum erneut deutlich zum Tragen gekommen ist. Herr Linster betonte, dass alle Referenten offen sind für Fragen, die sich aus den Vorträgen ergeben und lud dazu zum Holzofenbrot ein.
Am Holzbackofen
Die sehr erfolgreiche Veranstaltung endete gegen 20.00 Uhr, damit zumindest die Einheimischen am Fernsehschirm den Fortgang der Europameisterschaft miterleben konnten, die für Deutschland doch bisher so erfolgreich verlaufen war.
Am Holzbackofen